El establecimiento llevará expediente de cada adulto mayor ubicado en el mismo. El expediente podrá ser en papel o puede ser llevado a cabo mediante un sistema mecanizado o electrónico. El dueño u operador del establecimiento tendrá discreción sobre cómo mantendrá el expediente, pero si escoge uno mecanizado o electrónico el sistema deberá tener las certificaciones de seguridad adecuadas y que protejan la confidencialidad de los expedientes, por contener información confidencial y sensitiva del adulto mayor. Si el expediente es en papel, el establecimiento deberá asegurar que ese expediente se mantendrá en un lugar bajo cerradura con llave.