SECCIÓN 8.7.1.1 - MANEJO Y CONTROL DEL EXPEDIENTE
Poseerán los expedientes que contengan datos de aspectos médico, social y otros. Los mismos se mantendrán actualizados en el sistema electrónico. Si el establecimiento adopta un sistema mecanizado o digital o electrónico para el archivo, manejo y control del expediente deberá dar acceso ilimitado y sin restricción alguna al personal del Departamento. Además, deberá proveer evidencia al Departamento de las certificaciones de seguridad del sistema mecanizado o electrónico.
Todo expediente será de naturaleza confidencial. El Oficial de Licenciamiento podrá obtener para uso oficial la información de los expedientes del adulto mayor en el establecimiento.
Los adultos mayores o su tutor tendrán derecho a examinar su expediente, a solicitar copia y podrán autorizar por escrito a terceras personas a revisar el mismo. En caso del tutor es importante que tenga evidencia en el expediente que esa persona es y continúa siendo el tutor del adulto mayor.
Cuando se autoriza a una tercera persona es importante que se especifique:
- a qué información tendrá acceso;
- con qué propósito solicita la información; y
- por cuánto tiempo estará vigente esa autorización para tener acceso a la información.
En caso de egreso del adulto mayor a otro establecimiento, todo expediente se transferirá al lugar donde se ubique el adulto mayor utilizando un mecanismo de transmisión o almacenaje que garantice la seguridad, integridad y confidencialidad de la información contenida en el mismo. El establecimiento podrá requerir un costo nominal razonable por el trámite y deberá retener copia de este y evidencia.
En caso de egreso por cualquier causa del adulto mayor, el establecimiento conservará el expediente o copia bajo su custodia por un periodo mínimo de cinco (5) años a partir de la fecha de egreso del adulto mayor, transcurrido dicho periodo podrá disponer del expediente.