La Oficina de Licenciamiento Regional mantendrá al día un expediente digital de cada establecimiento intervenido. Los documentos archivados en dicho expediente serán de naturaleza confidencial. Las personas, funcionarios o agencias que tendrán acceso, sin que conlleve la entrega de copias de este, son:

1. Administrador del establecimiento, director, operador, encargado o su representante.
2. Funcionario del Departamento o agencia que realice una labor de investigación o monitoría.

Otras personas interesadas en tener acceso a la información del expediente solicitarán autorización a través de un tribunal de justicia competente.

Toda persona con acceso, según el inciso 1 de esta Sección, radicará una solicitud por escrito, que contenga la siguiente información:

1. La información que necesita.
2. Las razones para solicitarla.
3. La base de autoridad para hacer la solicitud.
4. El uso que le dará a la información.

La Oficina de Licenciamiento evaluará y emitirá su decisión en un periodo que no excederá de cinco (5) días laborables. La Oficina de Licenciamiento podrá expedir copias de sus expedientes siempre y cuando no infrinja normas de confidencialidad que pudieran aplicar, por un costo mínimo y razonable. Una vez el solicitante cubra el costo de las copias, el Departamento tendrá el término de cinco (5) días para proveerlas.